なぜあなたの「業務改善」は失敗するのか？コンサルタントが明かす、生産性を劇的に高める5つの逆説的アプローチ

 

問題提起

「もっと効率的に働きたい」「無駄な残業を減らして、プライベートの時間を確保したい」。多くのビジネスパーソンがそう願いながらも、具体的に何から手をつけて良いか分からず、結局は「もっと集中しよう」「気合で乗り切ろう」といった精神論に落ち着いてしまうことは少なくありません。しかし、個人の努力や根性だけで生産性は劇的に向上するものでしょうか。

残念ながら、多くのケースでその努力は空回りし、疲弊感を増すだけで終わってしまいます。なぜ一般的な改善活動は失敗するのか。その根本原因は、アプローチそのものにあります。本稿では、コンサルタントが実践する、生産性を確実に飛躍させるための5つの逆説的アプローチを、具体的なフレームワークと共に解説します。

1. 最初の落とし穴：「何を」改善するか決めずに始めてしまう

多くの改善活動が失敗する根本原因、それは「改善対象の選定」という最も重要なステップを飛ばしてしまうことにあります。例えば、ITコンサルタントがクライアントから「このシステムを導入したい」という要望を受け、すぐさまその要望に応えることから仕事を始めてしまうケースは少なくありません。しかし、本来はその前に、「そもそも、どの業務を改善することが最もインパクトが大きいのか？」を突き詰めるべきなのです。

意思を持って 改善対象を 選択したか？

成果を出すための業務改善は、やみくもに手をつけるものではありません。目的意識を持って「どこにメスを入れるか」を戦略的に選ぶこと。これが、全ての努力を実らせるための絶対的な前提条件となります。

2. 感覚は頼りにならない：「測る」ことから全ては始まる

効果的な改善策を打つためには、まず自分たちが「何にどれだけ時間を使っているか」を客観的なデータで把握する必要があります。「なんとなく会議が多い気がする」「この入力作業に時間を取られている感じがする」といった感覚だけに頼っていては、的確な打ち手は見えてきません。

現状を正確に把握するための代表的な手法を2つ紹介します。

• 瞬間観測法（ワークサンプリング）： ランダムな時刻に「今、何をしているか」を記録していく手法です。これを数百〜千サンプル程度集めることで、個々の業務が全体の何パーセントを占めているのか、その割合を客観的に可視化することができます。
• 聞き取り調査： 各業務について、**「1回あたり時間」と「1か月の回数」**をヒアリングやアンケート形式で集計する手法です。この2つの数値を掛け合わせることで、各業務の総時間（ボリューム）を正確に算出します。

そして、集めたデータはExcelなどのツールを使って「パレート図」を作成しましょう。これにより、どの業務が全体の時間の大部分を占めているのかが一目瞭然になります。

3. 小さな改善こそが大きな成果を生む：「改善効果の方程式」

パレート図を作成すると、多くの場合、全業務時間の大部分（例えば80%）が、ごく一部の業務（例えば20%）によって占められていることが分かります。ここに、改善の最大のチャンスが眠っています。

業務改善の効果は、以下のシンプルな方程式で表すことができます。

改善業務量 × 改善率 ＝ 改善効果

この原則を理解することが極めて重要です。例えば、2つの改善案を比較してみましょう。

• A案：月に70時間かかっている業務の効率を**3%**上げる → 改善効果 2.1時間
• B案：月に5時間しかかからない業務の効率を**30%**上げる → 改善効果 1.5時間

この例が示すように、改善率がたとえ小さくても、対象となる業務のボリューム（改善業務量）が大きければ、そのインパクトは絶大なものになります。大きな成果を出したいなら、まずは最も時間を費やしている業務に注目すべきなのです。

4. 改善したいなら「その周り」を見よ

最も時間を費やしている業務をどう改善すればよいか。ここで多くの人が、「その業務のやり方自体」を変えようとします。しかし、真の改善のヒントは核心業務そのものではなく、その周辺に隠されています。

業務改善のプロは、仕事を3種類に分類して考えます。

• 稼働業務 (Value-Added Work): 直接的に価値を生み出す中核業務。
• 付随業務 (Accompanying Work): 稼働業務を遂行するために必要な準備や後処理などの周辺業務。
• 非稼働業務 (Non-Value-Added Work): 価値を全く生まない無駄な時間（探し物、指示待ちなど）。

例えば、「架電数を増やしたい」という課題があったとします。この場合、価値を生む**「稼働業務」は顧客との「会話する」時間だけです。しかし、その前後には膨大な「付随業務」**が存在します。

• Excelリストから架電先を選定する
• Salesforceで過去の履歴を確認する
• 帝国データバンクの情報を閲覧する
• スマートフォンで番号を押す
• 通話履歴をSalesforceに残す

改善の真のターゲットは「会話スキル」そのものではなく、これらの「会話以外」の付随業務や、もし存在するなら非稼働業務をいかに減らすか、なくすかにあります。

改善するには その周りを 観察する

中心業務の時間を確保したければ、その周りにある無駄を徹底的に削ぎ落とすという分析的視点が不可欠です。

5. 最も効果的なのは「楽な改善」から始めること

改善に着手する際、もう一つ考慮すべきは心理的な障壁です。特に、その業務の価値そのものである稼働業務のやり方を変えようとすると、「これが我々のやり方だ」といった現場のプライドもあり、強い抵抗に遭うことが少なくありません。

そこで有効となるのが、IE（インダストリアル・エンジニアリング）の世界における業務改善の原則**「ECRS（イクルス）の法則」**です。

• Eliminate（排除）：その業務自体をなくせないか？
• Combine（結合）：一緒にできないか？
• Rearrange（入替）：順序を変えられないか？
• Simplify（単純化）：もっと簡単にできないか？

この中で最も効果が大きいのは、言うまでもなく「E: 排除」です。そして、最も抵抗なく排除できる業務こそ、前述した非稼働業務（探し物など）や付随業務（記録・入力など）です。これらの業務は削減されたりなくなったりしても、誰も反対しません。

改善は、最も困難な核心部分からではなく、最も**「楽な方から改善する」**のが、結果的に最も効果的で賢明なアプローチなのです。

まとめ：あなたの仕事の「周り」には何がありますか？

気合や根性論に頼る業務改善はもうやめにしましょう。本当に成果を出すための改善は、極めて論理的なプロセスをたどります。

1. 的を絞る： やみくもに始めず、改善対象を戦略的に選ぶ。
2. 測る： 感覚に頼らず、客観的なデータで現状を把握する。
3. インパクトを見極める： パレート図を使い、最も時間を費やしている業務を特定する。
4. 周辺を分析する： 価値を生まない「非稼働業務」と、価値を直接生まない「付随業務」こそが、改善の真のターゲットであると見極める。
5. 楽なことから排除する： 抵抗の少ない非稼働・付随業務の「排除（Eliminate）」から着手する。

このステップを踏めば、あなたの努力は必ず成果に結びつきます。

最後に、あなた自身に問いかけてみてください。 「あなたの仕事において、今日から"排除"できる『非稼働業務』や『付随業務』は何でしょうか？」